4.- PROGRAMA DE TRABAJO
1.- Las Comisiones de Trabajo, en su primera reunión deberán analizar y definir el programa de trabajo de la comisión, en donde se integre el seguimiento y consolidación de los proyectos iniciados y los nuevos proyectos, objetivos y metas, resultado de las propuestas de los órganos Estatales de Control y de la Secretaría de la Función Pública, que hayan remitido las Coordinaciones Regionales a la Coordinación Nacional o que presenten en el seno de las reuniones de las propias comisiones.

2.- Para la integración del programa de trabajo, se deberá elaborar la calendarización de actividades por proyecto, que contenga el nombre de la comisión, el nombre del proyecto, nombre del Estado o Estados coordinadores del proyecto y descripción de actividades de manera calendarizada,

3.- Para la designación del desarrollo de los proyectos, se deberán considerar a todos los Estados de la región, aún cuando por alguna circunstancia no se cuente con la presencia del representante del órgano Estatal de Control en la primera reunión, se le notificará posteriormente como parte de los acuerdos para que determine en que proyecto o proyectos va a colaborar.

4.- Las Coordinaciones Generales deberán programar las reuniones de trabajo, con la frecuencia que consideren de acuerdo con las necesidades del proyecto, siempre y cuando se realicen con antelación a cada una de las Reuniones Regionales.

5.- En caso de modificación de alguna fecha establecida, el Coordinador General de la comisión de trabajo, deberá informar por escrito a la Coordinación Nacional y a los integrantes de la Comisión, cuando menos con cinco días de anticipación a la fecha de celebración de la misma.

4.2 De las Convocatorias

1.- Las reuniones de trabajo de las comisiones, se llevarán a cabo, previa convocatoria por escrito suscrita por el Coordinador General de la comisión de trabajo, dirigida a los integrantes de la misma, cinco días hábiles antes de la fecha de la reunión, debiendo notificarlo a la Coordinación Nacional de la Comisión Permanente de Contralores Estados Federación.

2.- Cuando el Coordinador General, el Coordinador de Proyecto o el Secretario Técnico, por necesidades del proyecto requieran de una reunión no programada, éstas se convocarán con cinco días hábiles de anticipación a la fecha de la reunión.

3.- Con el objeto de que los integrantes del grupo de trabajo conozcan los temas a tratar, anexo a la convocatoria se enviará la orden del día y los documentos materia de discusión.

4.3 De la Orden del Día

1.- La orden del día será elaborada por el Secretario Técnico, quién la pondrá a consideración del Coordinador General, considerando las propuestas de los Coordinadores de Proyectos.

2.- Las reuniones de trabajo de las Comisiones, se apegarán a la orden del día aprobado al inicio de la reunión.

4.4 De las Reuniones de Trabajo

1.- En el desahogo de las reuniones, corresponderá al Coordinador de Proyecto hacer la presentación en power point del tema, una vez revisado por el Coordinador General y Asesor Técnico, así como atender las preguntas que se realicen sobre el mismo.

2.- Si alguno de los integrantes de los grupos de trabajo no pudiera asistir a la reunión convocada, deberá enviar la presentación en power point del avance de su proyecto, a efecto de que sea presentado en la Comisión respectiva.

3.- Los asuntos presentados ante los grupos de trabajo de las Comisiones, estarán sustentados por los análisis cuantitativos y cualitativos que ameriten, así como por los aspectos normativos y legales que correspondan, a efecto de garantizar su mejor desahogo y una adecuada adopción de los acuerdos que se juzguen pertinentes.

4.5 De la Carpeta de las Reuniones de Trabajo

1.- El Secretario Técnico deberá recibir la documentación con diez días hábiles de anticipación a la fecha programada de la reunión, con el objeto de remitirla a los funcionarios convocados e integrar la carpeta que se entregará a los miembros de la Comisión.

2.- La carpeta de los asuntos a tratar en la reunión se integrará en forma ejecutiva, con la información suficiente para agilizar su examen y tomar los acuerdos respectivos.

4.6 De los Acuerdos

1.- Los acuerdos que se emitan se tomarán por la mayoría de votos de los miembros presentes; en caso de empate el Coordinador General tendrá voto de calidad

2.- Para el registro, control y seguimiento de los acuerdos se requisitará un formato que estará a cargo del Secretario Técnico, indicando el nombre de los responsables y las fechas programadas para su cumplimiento.

3.- Cuando la solución definitiva de un asunto dependa de terceros ajenos a las Instituciones, únicamente se comprometerán a la presentación de estudios o planteamiento de alternativas ante las instancias correspondientes.

4.7 Del Acta de las Reuniones de Trabajo

1.- En cada reunión de trabajo de la Comisión, el Secretario Técnico, levantará un acta que contenga, los nombres de los asistentes propietarios o suplentes, la orden del día, la relatoría de los asuntos tratados así como los acuerdos tomados, compromisos y responsables.

2.- Al finalizar la reunión, el acta deberá ser leída a los asistentes para sus comentarios o aprobación; una vez aceptada, se procederá a la firma autógrafa y rúbrica de todos los participantes y se remitirá copia a la Coordinación Nacional.

3.- Los servidores públicos responsables de los acuerdos concertados en las reuniones de trabajo, tendrán el compromiso personal irrevocable de realizar las acciones que en cada caso procedan a su cumplimiento en tiempo y forma.





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